ИИ-ассистент для секретаря: входящие, календарь и протоколы без первой половины дня
Живое общение и такт остаются за вами. Ассистент принимает и сортирует обращения, ведёт календарь руководителя, готовит письма по шаблонам и превращает совещание в протокол.
Что он делает
- разбирает почту: отделяет важное от рассылок и готовит короткие ответы
- принимает входящие обращения и заводит карточку по каждому
- ведёт календарь: находит окно, рассылает приглашения, напоминает участникам
- готовит типовые документы по шаблону — письма, справки, приказы
- составляет протокол встречи из записи или ваших пометок
Чего он не делает
Границы заданы заранее
- не решает за руководителя, кого пускать к нему в календарь без правил
- не подписывает и не отправляет документы без вашего подтверждения
Сколько времени это освобождает
По нашим разборам, на перечисленную выше рутину у секретаря уходит примерно
15 часов в неделю — это больше трети рабочего времени. Ассистент не
забирает их целиком: часть задач вы всё равно будете проверять. Но проверить готовое быстрее,
чем делать с нуля, и именно на этой разнице получается выигрыш.
Как это устроено
Ассистент подключается к тем каналам, где уже идёт работа: почта, мессенджер, таблицы. Он не требует переезда компании в новую систему — наоборот, разбирает то, что накопилось в текущей.
Что ассистент забирает у секретаря
Почта, разобранная к девяти утра
Сто писем за ночь: рассылки, счета, запросы, приглашения. Ассистент раскладывает их по папкам и срочности по вашим правилам, на типовые отвечает по шаблонам — «получили, ответим до…», — а вам показывает пять писем, которые требуют решения руководителя, с коротким пересказом каждого. Читать все сто больше не нужно.
Календарь, который не разваливается от одного переноса
Партнёр просит сдвинуть встречу на час. Ассистент проверяет календарь, предлагает варианты, согласовывает с участниками, переносит и обновляет бронь переговорной. Всем, кого это касается, уходит уведомление. Вы узнаёте о результате одной строкой.
Письма и документы по шаблону, но не шаблонные
Благодарственное письмо, приглашение, подтверждение участия, сопроводительное к договору — у вас есть формы. Ассистент собирает документ под конкретный случай: имена, даты, реквизиты, правильное обращение. Вы проверяете и отправляете, не переписывая заново.
Протокол совещания к вечеру того же дня
Запись встречи или ваши заметки — ассистент превращает в протокол по форме: присутствовали, обсудили, решили, поручения с ответственными и сроками. Рассылает участникам после вашего утверждения и за день до срока напоминает ответственным о поручениях.
Гости, командировки, бронирования
Билеты, гостиница, трансфер, пропуск для гостя, вода в переговорную. Ассистент ведёт чек-лист под каждое событие и напоминает о том, что ещё не сделано. Бронировать и платить — вы или он по вашему поручению, но ничего не забывается.
Как выглядит диалог
Вы: Утренняя сводка по почте.
Ассистент: За ночь 84 письма. Требуют решения руководителя — 4: запрос коммерческого предложения от «Вектор» (срок ответа до четверга), приглашение на конференцию 12 октября, письмо юриста по договору с «Альфа» (просит подпись до пятницы), жалоба клиента по заказу 2231. Ответил по шаблону на 11 писем (подтверждения получения), 62 — рассылки и уведомления, в архив. Счета — 3, переслал в бухгалтерию.
Вы: Жалобу покажи первой. Конференцию — в календарь как «под вопросом».
Ассистент: Жалоба открыта в вашей папке «Срочно». Конференция поставлена на 12 октября со статусом «под вопросом», напоминание о решении — 1 октября.
Что нужно от вас на старте
- Правила сортировки: что срочно, что руководителю, что можно ответить самой.
- Шаблоны писем и документов, которыми вы пользуетесь, — в любом виде.
- Доступ к календарю и правила встреч: длительность по умолчанию, обязательные перерывы, кто может двигать.
- Форма протокола и список постоянных участников совещаний.
Сроки внедрения
Разбор — один разговор. Настройка почты и календаря — два-три дня. Первую неделю ассистент разбирает почту параллельно с вами, вы сверяете, всё ли попало куда нужно. Со второй недели он делает это сам, а протоколы и письма — по вашему утверждению.
Частые вопросы
Он не отправит письмо, которое отправлять нельзя?
Самостоятельно ассистент отправляет только типовые подтверждения по утверждённым шаблонам. Всё остальное — черновики на вашу проверку.
Самостоятельно ассистент отправляет только типовые подтверждения по утверждённым шаблонам. Всё остальное — черновики на вашу проверку.
Руководитель против «роботов» в переписке.
Внешним адресатам ассистент не виден: письма уходят с вашего адреса и в вашем стиле после вашей проверки. Ускоряется подготовка, а не меняется лицо компании.
Внешним адресатам ассистент не виден: письма уходят с вашего адреса и в вашем стиле после вашей проверки. Ускоряется подготовка, а не меняется лицо компании.
Совещания конфиденциальны.
Протоколы готовятся на вашей стороне из ваших заметок или записей; ничего никуда не выгружается. Что записывать, а что нет, — решаете вы.
Протоколы готовятся на вашей стороне из ваших заметок или записей; ничего никуда не выгружается. Что записывать, а что нет, — решаете вы.
У меня два руководителя.
Настраиваем два календаря и два набора правил. Ассистент разводит их и следит, чтобы встречи не пересекались там, где нужны вы.
Настраиваем два календаря и два набора правил. Ассистент разводит их и следит, чтобы встречи не пересекались там, где нужны вы.
Сколько стоит
Разбор задач и настройка одного ассистентаот 12 000 ₽
Дополнительная задача сверх базовых пятиот 3 000 ₽
Обучение вас или сотрудника работе с ассистентомот 5 000 ₽
Сопровождение и правки, месяцот 4 000 ₽
Собрать такого ассистента
Напишите, какие задачи съедают больше всего времени именно у вас, — ответим, что из этого имеет смысл отдать ассистенту в первую очередь, а что лучше оставить себе.
Написать в Telegram-бот — ответ сразу
или оставьте заявку через форму ниже — ответим за полчаса