ИИ-ассистент для специалиста по закупкам: запросы поставщикам, сравнение и контроль поставок
Переговоры и выбор поставщика — ваша работа. Ассистент рассылает запросы, сводит предложения в одну таблицу, проверяет спецификации на несоответствия и следит за сроками поставок и документами.
Что он делает
- собирает и сравнивает коммерческие предложения в одну таблицу
- готовит запросы поставщикам по одному образцу
- следит за сроками поставки и напоминает, когда поставщик молчит
- проверяет счета на соответствие договорённостям
- ведёт реестр поставщиков с историей цен
Чего он не делает
Границы заданы заранее
- не выбирает поставщика и не подписывает договор
- не ведёт переговоры о цене
Сколько времени это освобождает
По нашим разборам, на перечисленную выше рутину у специалиста по закупкам уходит примерно
11 часов в неделю — это больше трети рабочего времени. Ассистент не
забирает их целиком: часть задач вы всё равно будете проверять. Но проверить готовое быстрее,
чем делать с нуля, и именно на этой разнице получается выигрыш.
Как это устроено
Ассистент подключается к тем каналам, где уже идёт работа: почта, мессенджер, таблицы. Он не требует переезда компании в новую систему — наоборот, разбирает то, что накопилось в текущей.
Как ассистент закрывает механическую часть закупок
Запрос десяти поставщикам за пять минут
Нужна партия комплектующих. Ассистент рассылает запрос коммерческого предложения по вашему шаблону поставщикам из базы, вежливо напоминает тем, кто не ответил через три дня, и собирает ответы. Вы не пишете десять одинаковых писем и не ведёте учёт, кто ответил.
Сравнение предложений в одной таблице
Предложения приходят в разных форматах: у одного цена с НДС, у другого без, у третьего — доставка отдельно. Ассистент приводит всё к единой таблице: цена за единицу с НДС и доставкой, срок, условия оплаты, отклонения от вашей спецификации. Вы видите сравнение, а не пятнадцать вложений.
Спецификация, в которой ничего не потерялось
Поставщик прислал счёт и спецификацию. Ассистент сверяет их с вашей заявкой: количество, артикулы, цена, сроки — и отмечает расхождения. «В счёте 480 штук вместо 500» замечается до оплаты, а не при приёмке.
Сроки поставок и документы под контролем
По каждой активной поставке ассистент ведёт статус: оплачено, отгружено, в пути, принято, документы получены. За два дня до срока напоминает поставщику, при задержке — вам. Закрывающие документы, которые не пришли, попадают в список на конец месяца, а не в сюрприз бухгалтерии.
Отчёт руководству без сведения вручную
Сколько закупили, у кого, с какой экономией относительно первых предложений, где сорвали сроки. Ассистент собирает отчёт из своих же данных за период. Вам остаётся прокомментировать.
Как выглядит диалог
Вы: Заявка №118: подшипники 6204, 500 штук, нужны к 10 октября. Запроси по базе «подшипники».
Ассистент: Запрос отправлен 7 поставщикам по шаблону КП с вашей спецификацией и сроком. Напоминание тем, кто не ответит, — в четверг. Сводную таблицу начну заполнять по мере ответов; первые два уже пришли, у «Промснаба» цена без НДС — пересчитал.
Вы: Как соберёшь пять ответов — покажи.
Ассистент: Договорились. Отмечу отклонения от спецификации отдельным столбцом и подсвечу срок, если кто-то не успевает к 10 октября.
Что нужно от вас на старте
- База поставщиков в любом виде — таблица, контакты в почте, папка с договорами.
- Шаблон запроса КП и форма сравнения, к которой вы привыкли; если её нет — предложим свою.
- Правила: что считается отклонением от спецификации, при какой задержке эскалировать.
- Как учитываете поставки сейчас — чтобы ассистент вписался, а не завёл параллельную таблицу.
Сроки внедрения
Разбор — один разговор. Настройка шаблонов и базы — три дня. Первую закупку ассистент ведёт вместе с вами: рассылка, сводная таблица, сверка счёта. Со второй работает сам, вы принимаете решения по таблице. В сумме — около двух недель.
Частые вопросы
Он будет торговаться с поставщиками?
Нет. Переговоры о цене и условиях — ваши. Ассистент собирает предложения, задаёт уточняющие вопросы по спецификации и напоминает о сроках.
Нет. Переговоры о цене и условиях — ваши. Ассистент собирает предложения, задаёт уточняющие вопросы по спецификации и напоминает о сроках.
У нас 1С и своя система заявок.
Ассистент работает с выгрузками и документами, в систему не входит. Если удобно, готовит данные в формате для загрузки в неё.
Ассистент работает с выгрузками и документами, в систему не входит. Если удобно, готовит данные в формате для загрузки в неё.
Поставщики поймут, что пишет не человек?
Письма идут по вашему шаблону и с вашего адреса, стиль настраивается один раз. Внешне это обычная деловая переписка отдела закупок.
Письма идут по вашему шаблону и с вашего адреса, стиль настраивается один раз. Внешне это обычная деловая переписка отдела закупок.
Подойдёт для небольшого производства без отдела закупок?
Да — там, где закупками занимается один человек параллельно с другой работой, эффект самый заметный.
Да — там, где закупками занимается один человек параллельно с другой работой, эффект самый заметный.
Сколько стоит
Разбор задач и настройка одного ассистентаот 12 000 ₽
Дополнительная задача сверх базовых пятиот 3 000 ₽
Обучение вас или сотрудника работе с ассистентомот 5 000 ₽
Сопровождение и правки, месяцот 4 000 ₽
Собрать такого ассистента
Напишите, какие задачи съедают больше всего времени именно у вас, — ответим, что из этого имеет смысл отдать ассистенту в первую очередь, а что лучше оставить себе.
Написать в Telegram-бот — ответ сразу
или оставьте заявку через форму ниже — ответим за полчаса