ИИ-ассистент для организатора мероприятий: смета, подрядчики и тайминг в одном месте
Идея и атмосфера события — ваши. Ассистент держит смету и её версии, переписку с подрядчиками, тайминг дня и списки гостей — три источника хаоса, которые он превращает в один документ.
Что он делает
- собирает смету по элементам и сравнивает варианты подрядчиков
- ведёт переписку с площадками и подрядчиками
- готовит тайминг мероприятия по шагам
- ведёт список гостей и рассылает приглашения
- собирает чек-лист на день мероприятия
Чего он не делает
Границы заданы заранее
- не подписывает договоры с подрядчиками
- не принимает решения на площадке вместо вас
Сколько времени это освобождает
По нашим разборам, на перечисленную выше рутину у организатора мероприятий уходит примерно
14 часов в неделю — это больше трети рабочего времени. Ассистент не
забирает их целиком: часть задач вы всё равно будете проверять. Но проверить готовое быстрее,
чем делать с нуля, и именно на этой разнице получается выигрыш.
Как это устроено
Ассистент отвечает клиентам, пока вы работаете руками, — в этом весь смысл. Он записывает, напоминает и ведёт историю клиента, а вы видите готовое расписание, а не сорок непрочитанных сообщений после смены.
Что ассистент забирает у организатора
Смета, которая не расползается по версиям
Заказчик добавил фотозону и убрал ведущего, потом вернул ведущего. Ассистент ведёт смету с историей изменений, пересчитывает итог и показывает заказчику актуальную версию с пометкой, что изменилось. Все правки — с датами и кто попросил.
Подрядчики: запросы, ответы, договоры
Кейтеринг, звук, декор, транспорт — каждому запрос, у каждого свои сроки ответа. Ассистент рассылает запросы по вашим шаблонам, собирает предложения в сравнение, напоминает о неответивших и следит, что договоры и предоплаты закрыты к сроку. Вы выбираете, а не ведёте переписку в шести чатах.
Тайминг дня, который знают все
Поминутный план: заезд подрядчиков, монтаж, репетиция, гости, программа, демонтаж. Ассистент собирает тайминг, рассылает каждому подрядчику его часть и за день до события — напоминание. Меняется время начала — меняется всё, что от него зависит.
Гости, рассадка и подтверждения
Список гостей, ответы «буду/не буду», диетические ограничения, рассадка. Ассистент рассылает приглашения по вашему тексту, собирает подтверждения и ведёт актуальный список для площадки и кейтеринга.
Отчёт после события
Фактические расходы против сметы, что пошло не по плану, отзывы гостей и заказчика. Ассистент собирает итоговый отчёт для заказчика и заметку «что учесть в следующий раз» для вас.
Как выглядит диалог
Вы: Корпоратив «Вектор» на 80 человек, 24 октября. Нужны предложения по кейтерингу — фуршет, 3 варианта, срок ответа до пятницы.
Ассистент: Запрос отправлен пяти кейтерингам из вашей базы: фуршет на 80, 24 октября, площадка «Лофт на Таганке», по вашему шаблону. Напоминание неответившим — в четверг. Сравнительную таблицу заполню по мере ответов: стоимость на человека, что входит, обслуживание, доставка.
Вы: В смету пока заложи среднюю по прошлым событиям.
Ассистент: Заложил ориентир по средней стоимости фуршета за последние три события, версия сметы 2, заказчику ещё не показывал — жду вашего «ок».
Что нужно от вас на старте
- База подрядчиков с контактами и вашими заметками о них.
- Шаблоны сметы, запроса подрядчику и тайминга; если нет — соберём на первом событии.
- Правила: что согласовывать с заказчиком, а что решаете вы; предельные сроки оплат подрядчикам.
- Ближайшее событие, на котором будем настраивать — лучше реальное, чем учебное.
Сроки внедрения
Разбор — один разговор. Настройка шаблонов — три дня. Первое событие ассистент ведёт вместе с вами: смета, подрядчики, тайминг. Ко второму работает сам по вашим правилам. Обычно это две-три недели в зависимости от календаря событий.
Частые вопросы
Он не подпишет договор с подрядчиком?
Нет. Выбор, условия и подписание — ваши. Ассистент собирает предложения, готовит документы по шаблонам и следит за сроками.
Нет. Выбор, условия и подписание — ваши. Ассистент собирает предложения, готовит документы по шаблонам и следит за сроками.
Заказчик общается только со мной.
Так и останется. Ассистент готовит версии сметы и отчёты, а показываете и обсуждаете их вы.
Так и останется. Ассистент готовит версии сметы и отчёты, а показываете и обсуждаете их вы.
События разные — свадьбы, корпоративы, конференции.
Шаблоны и тайминги настраиваются под каждый тип; переключение — одним словом при создании события.
Шаблоны и тайминги настраиваются под каждый тип; переключение — одним словом при создании события.
Небольшое агентство, три организатора?
Один ассистент на агентство с общей базой подрядчиков — удобно: предложения и опыт не теряются между организаторами.
Один ассистент на агентство с общей базой подрядчиков — удобно: предложения и опыт не теряются между организаторами.
Сколько стоит
Разбор задач и настройка одного ассистентаот 12 000 ₽
Дополнительная задача сверх базовых пятиот 3 000 ₽
Обучение вас или сотрудника работе с ассистентомот 5 000 ₽
Сопровождение и правки, месяцот 4 000 ₽
Собрать такого ассистента
Напишите, какие задачи съедают больше всего времени именно у вас, — ответим, что из этого имеет смысл отдать ассистенту в первую очередь, а что лучше оставить себе.
Написать в Telegram-бот — ответ сразу
или оставьте заявку через форму ниже — ответим за полчаса